そんなTimers社が2023年に導入したのが、世界179ヵ国、10万社以上に導入されているCRMツール『Pipedrive』です。Pipedriveを導入し、データに基づいた営業活動をおこなうようになった同社は、営業効率の大幅な改善を実現しました。

今回は、Timers社がPipedriveを導入した背景や社内での活用方法、導入後に生まれた成果について、同社で社内DXを推進し、エンジニアとしての知見を活かしてPipedrive導入・運用プロジェクトを支えた植木様に伺いました。

株式会社Timers 公式サイト

https://timers-inc.com/

スプレッドシートを使った営業管理に限界を感じていた

Pipedriveを導入する以前、どのような課題があったのでしょうか？

Pipedriveを導入する以前、弊社ではスプレッドシート上でリードイン・商談設定・提案・クロージングといった営業業務プロセスとリード情報を管理していました。しかし「Fammアシスタントオンライン」事業が拡大してくると、スプレッドシートを使った営業管理の限界が見えてきたんです。

契約数の増加に伴い、営業担当者によるデータ入力の負担は増加。各担当者が1日平均1〜2時間を費やさなければ入力業務が追いつかず、それでもデータの抜け漏れが発生することもありました。また漏れによるコミュニケーションロスも発生し機会損失もありました。

事業をさらに伸ばしていくには、やはりデータ活用が欠かせません。そのため、これまでは管理者が人力でデータの入力状況の確認と入力徹底の周知を続けており、営業担当者・管理者ともに負荷が大きい状況でした。

営業管理に多くの時間を割かれていたのですね。営業管理の業務において、ほかに不便を感じていることはありましたか？

スプレッドシートでは事業成長に伴うデータ量の増加に対応できないという問題にも直面していました。

実際に、複数の営業担当者が同時にデータを更新しようとしたり、条件付き書式や複雑な計算式を多用したりすると、ファイルの動作が遅くなることがあったため、CRMツールの導入を検討するようになったのです。

他ツールとの連携のしやすさ、開発難易度の低さに惹かれた

Pipedriveの導入を検討するようになったきっかけはありますか？

Merさんから人材サービス「キャリーミー」を提供されている株式会社Piece to Peace様の事例をご紹介いただいたことが大きなきっかけです。

弊社と近いビジネス領域での活用事例を拝見し「Pipedriveを導入すれば、営業管理プロセスを効率化できるかもしれない」という具体的なイメージを持てたため、詳しくお話をお伺いすることにしました。

Pipedriveのどのようなところに魅力を感じましたか?

最も魅力を感じたのは、他システムとの連携がしやすい点です。

私たちは社内のコミュニケーションにSlackを活用しています。ツールを導入するのであれば、すべての情報のアップデートとアラートがSlackに集約されるような仕組みを構築したいと考えていました。またOfficeスイートとしてGoogle Work Spaceを採用していますので、この連携も重視しました。

APIを通じてSlackやGoogle Work Space との連携、特にビジネスロジックを組み込んだ連携が容易にできるPipedriveは、弊社のニーズを満たしてくれるツールでした。

最終的に導入の決め手となったのはどのようなポイントでしたか？

最終的には、開発難易度の低さが導入の決め手になりました。

Pipedriveでは、専門的な開発スキルがない人でもノーコード・ローコードで素早く必要な機能を実装できます。他のCRMツールと比較しても迅速かつ容易に開発を進められるため、導入メリットが大きいと判断しました。

パイプライン上でタスクの進捗や成果を把握できるように

御社ではPipedriveをどのように活用されていますか？

営業のタスク管理をおこなう「セールスパイプライン」と案件の稼働状況の管理に使う「稼働パイプライン」を実装しています。

セールスパイプラインの大まかな仕組みの中で、商談決定以降のお話をすると、以下のような流れです。

1. 商談終了後、担当がセールスパイプラインの取引データに、必要項目に沿って商談の情報を入力してステージを移動する。もし入力忘れがあると商談終了1時間後から継続的にSlack上に入力を促すアラートが通知される
2. ステージを移動する際に、次のアクション予定日を入力すると、関連タスクの期日を逆算し、自動的に作成する
3. 各担当はそのタスクをみながら業務を推進する。もし各タスクの完了期日が過ぎると、Slackにリマインダーのアラート通知が継続的に通知される。
4. 各ステージでの標準以上の滞留があると同様にアラートを通知する

このように、データ入力やタスクの抜け漏れが起きにくい仕組みを実装し、担当者全員が同じタスクを同じ流れでクロージングまでこなせるようにしています。

抜け漏れの防止だけではなく、営業業務の標準化にもつながったのですね。稼働パイプラインについてはどのように活用しているのでしょうか？

これまで、カスタマーサクセスチームの活動内容については情報が分散していて把握しきれていない部分も多くありました。しかし、Pipedriveとほかのシステムを連携させることで、リード獲得から成約までの経緯や現在のお客様とのやり取り状況を稼働パイプライン上で即座に把握できる仕組みができました。

この稼働パイプラインに表示されるデータは、我々のサービスに対する顧客の満足度や、適切なアクションを取れているかどうかの確認に活用しています。「このタイミングでは、お客様にこんなアクションが必要だ」といった顧客体験の改善につながる具体的な議論を交わせるようになり、管理者側が必要に応じて迅速な介入や支援に入れる体制が整いました。

データをもとに適切なリソース配分と業務改善を実行、受注率は上昇傾向に

Pipedriveの導入によって、どのような成果が生まれましたか？

アラート機能の実装後、データの入力漏れが大幅に減少しました。以前はデータ入力率が80～90%程度だったところ、現在は100%になっています。またデータの正規化が進み分析の精度も飛躍的に向上しました。

データの抜け漏れがなくなり精度がよくなったこと自体も大きな成果ですが、個人的には管理者がデータの入力を営業担当者に催促しなくてよくなったことにも価値を感じています。管理側のチェックコストは大幅に削減されましたし、人からの催促ではなく、システムからの機械的な通知を採用することで、営業担当者と管理者双方の心理的負担が軽減されました。

結果として、管理者側はより戦略的な意思決定や創造的な問題解決などの高度な思考を要する業務に時間を使えるようになりました。たとえば、アラートが頻繁に出ている営業担当者がいたとします。そんな時、単純に入力を徹底してもらうだけではなく「業務負荷や作業効率の課題はないのか？」といった入力漏れの背景にある阻害要因の分析と解決に時間を割けるようになりました。

本来、注力するべき仕事に時間を使えるようになったのですね。営業活動にはどのような影響がありましたか？

やるべきことが明確化されたことで、よりお客様に向き合うことに集中できるようになりました。

それだけでなく、インサイト機能を使えばリードから商談への転換率、各ステージの滞留期間、成約率などのKPIと達成度をリアルタイムで確認できるため、現状を客観的に評価できるようになったと感じています。現在もデータを参考にしながら適切なリソース配分をおこなったり、ボトルネックの解決策を検討したりするなどの業務改善を進めており、ありがたいことに受注率は上昇傾向にあります。Pipedriveの導入が確実に事業の成長につながっていると実感しています。

Pipedriveは操作性と柔軟性を求める企業に最適なツール

Pipedriveの運用開始以降、最もメリットを感じていただいているポイントはどこですか？

Pipedriveが持つ最大のメリットは、その改善のしやすさと柔軟性にあると感じています。

大手CRMツールのなかには、専門のエンジニアでないと理解が難しいような機能も少なくありません。自社の状況に合わせた開発をしようとすると、どうしても人的・時間的コストがかかりますし、運用開始後のメンテナンスにも相当な労力を要するんですよね。

Pipedriveは、ほかのツールと比較しても圧倒的な速さで、かつ簡単に開発や改善をおこなえます。実際に早いスピード感で現場に合わせた運用の実装を進められた点には非常に満足しています。

どのような企業にPipedriveの導入をおすすめしたいですか？

まず、過去にCRMツールの導入に失敗した経験がある企業におすすめしたいですね。「以前導入したCRMツールでは、データ入力の徹底ができなかった」「カスタマイズや操作が難しくて運用が定着しなかった」といった経験がある企業には、まさに打ってつけなのではないでしょうか。Pipedriveにはこうした課題をクリアできるポテンシャルがありますし、現場に定着しやすいツールだと思いますよ。

加えて「システムを柔軟にカスタマイズしたい」と考えている企業や、迅速な改善や変更を必要としている企業とも相性がよいと思います。Pipedriveであれば、自社の状況に合わせた仕組みを自由度高く実装できるため、ビジネスの成長や変化に応じて迅速に変更を加えながら運用を続けられます。

自社の状況に合わせて柔軟に開発・運用しやすいPipedriveは、多くの企業にとって効果的なCRMツールになるはずです。