導入のポイント

1.情報管理と分析が効率的に

顧客情報や営業活動履歴が一元管理され、データの分断が解消された。

2.顧客データ入力の負荷が激減

データ入力にかける時間が少なくなり、顧客との対話や提案活動に集中できるようになった。

3.Pipedrive導入の成功により、全社的に業務自動化の波が広がった

Pipedriveによる情報管理の効率化が実現し、全社的に業務自動化の意識が生まれた。

「AI×データ」で採用・営業支援を手がける株式会社XAION DATAでは、ビジネス本部全体でPipedriveを活用。企業・担当者情報や商談情報、パイプラインデータおよび各種データを元にした分析の実施やレポートデータの可視化等、営業管理に関するものは全てPipedriveで一元管理しています。今回はPipedrive導入の背景や活用法、導入後の成果について代表取締役 佐藤泰秀様にお話を伺いました。

株式会社XAION DATA公式サイト

https://xaiondata.co.jp

問い合わせ急増に備えた体制構築 : Mer社の支援体制が決め手に

Pipedriveの導入前、どのような課題を抱えていましたか？

Pipedriveの導入前は顧客情報の管理方法がバラバラで、大変非効率でした。Googleスプレッドシートで連絡履歴を、別ツールで面談メモを管理していたため情報が分散。管理が煩雑すぎて営業担当者の負担が大きかったことから、情報の入力が後回しになり、データが蓄積されにくい状況でした。結果、「どの顧客に何の連絡をしたのか」が不明瞭になり、情報の抜け漏れや営業担当者間の案件バッティングなどのトラブルが発生していました。Pipedrive導入後は情報が一元化されたためデータ入力もしやすくなり、課題は解消されました。

Pipedrive導入の決め手をお聞かせください。

Pipedriveを選んだ最大の理由は、Mer社が社内のセールスイネーブルメントやDXの実装など質の高いセールス体制の構築をしていると感じたことです。当時、「AUTOHUNT」の正式リリースとそれに伴う新聞掲載を控えており、問い合わせ増加が予想される中、早急な情報管理体制の構築を必要としていました。他のCRM/SFAツールとも比較しましたが、Pipedriveは安価ながら高機能で連携やカスタマイズしやすい点が魅力でした。導入支援の内容が充実している点も大きなポイント。単純にツールを提供するだけでなく、Pipedriveの効果的な使い方についても親身になってアドバイスしてくれたのもありがたかったです。

自動化で入力負担を大幅に削減 : 営業活動に集中できる環境へ

Pipedriveをどのように活用していますか？

プロダクト事業部とソリューション事業部で活用しています。プロダクト事業部は「The Model」型で、「マーケティング」「IS（インサイドセールス）」「FS（フィールドセールス）」「CS（カスタマーサクセス）」のチームごとにパイプラインを構築。その他、支払い関連もPipedriveで管理しています。ソリューション事業部では、「エンタープライズ営業」として顧客密着型の営業を実施。顧客ベースでの管理を行っているため、営業状況のステータスをトラッキングする形でPipedriveを使用しています。私自身も、銀行対応や資金調達に向けたパイプラインを経理と共有して活用。営業に限らず会社全体でPipedriveを使い込んでいます。

導入後、どのような変化がありましたか？

Pipedriveにより商談情報を一つのデータベースに蓄積できるようになり、営業の生産性を可視化する体制が整いました。また、顧客情報や営業履歴が一元化されてデータの分断が解消し、分析もスムーズになりました。KPI（重要達成度指標）や予実管理、成約率分析などもダッシュボードで一目瞭然です。部署を横断した情報共有も実現し、経営会議や週次ミーティングではリアルタイムなデータに基づいた意思決定が可能となりました。拡張機能を活用することで企業情報を自動取得でき、データ入力に割く時間が少なくなりました。このため、営業担当者に余裕が生まれて提案活動に集中できるようになり、全社的な業務効率の向上に繋がりました。

急増する問い合わせ対応で利便性を実感 : CRMやSFA初導入の中小企業におすすめ

導入時、社内のメンバーからはどのような反応がありましたか？

導入当初は運用に苦労する部分もありましたが、自動化とマネジメント管理を徹底することで、Pipedriveを主体とした営業オペレーションに切り替わりました。導入のタイミングも良かったです。先にも話しましたが、当時は「AUTOHUNT」の販売開始と新聞掲載が同時だったため、問い合わせが急増することが予想されていました。しかし、Mer社の導入支援により、Webからの問い合わせを自動的にPipedriveへ送る仕組みを作成してもらったおかげでスムーズに対応できました。スタッフも「この仕組みのおかげで助かった」と喜んでいました。問い合わせを見逃すこともなくなり、Pipedriveを導入して良かったと心から感じています。

Pipedriveを勧めるなら、どのような企業が良いですか？

CRM/SFAを初めて導入する中小企業です。使い方がシンプルで導入のハードルが低く、価格も手頃です。専門知識がなくても比較的スムーズに運用を開始できるため、CRM/SFAツールを使い慣れていない企業にもおすすめです。個人的には、CRM/SFA導入時にはツール選びも大事ですが、より重要なのは業務設計だと考えています。「どんな情報を記録するか」といった基本をしっかり決めておくと、スムーズに導入できるのではないでしょうか。導入のタイミングとしては、業務が忙しくなる前が理想です。メディアに取り上げられるなど、繁忙期の前にPipedriveを導入しておくと、後々の業務負担を軽減できると思います。

営業以外の部門の業務も自動化 : DX推進による効率化を促進

Pipedriveに求めることは何かありますか？

いくつかの機能が追加されれば、より便利にPipedriveを使えるだろうと考えています。まず、Zoom面談の内容を自動的に文字起こしし、AI機能で議事メモを作成。作成した議事メモを自動的にPipedriveへ転記できる機能があるとうれしいです。現在、私たちは面談の効率化に取り組んでいます。議事メモの自動転記機能があれば、手動で議事録を作成しなくて済みます。「商談メモを解析して次にやるべきアクションを自動生成する」「フォローアップメールを自動作成・送信できる」などの機能もあると、よりスムーズに業務を進められるはずです。できるだけ多くの作業を自動化し、営業活動の効率を最大化したいです。

今後の展望をお聞かせください。

現在、私たちは全社的にDXを推進しています。社内Slackに「自動化依頼チャンネル」を作成し、社員が投稿した自動化したい業務をDXチームが計画・実行する取り組みを行なっています。注力しているのは、過去の商談データをAIで分析し、結果に基づいて営業活動の改善を進めることです。営業や外部の人材・企業データとのシームレスな連携を実現し、より効率的な営業活動のサポートも考えています。今後は、営業だけでなく、HRやコーポレート部門も業務効率化を進める予定です。特にHRでは面談議事録の自動生成や評価インサイトの抽出を検討しています。全社的に効率化を進め、時間をかけるべき業務に集中できる環境をつくりたいと思います。