顧客リストは、取引のある顧客と、これから取引する可能性のある相手を、条件と状況つきで一覧にしたものです。名前と連絡先を並べただけの表は、名簿ではあってもリストとしては機能しません。

違いは、判断に使えるかどうかにあります。誰に、いつ、何をするかを決められる状態になっていれば、リストとして働きます。

以下では、持つべき項目、分類のしかた、リストが使われなくなる理由を順に扱います。ツールの選び方は別の記事に分けています。

顧客リストとは何ですか？

顧客リストは、顧客の情報に加えて、接触の状況と次の判断を持たせた一覧です。単なる連絡先の集まりとは、次の3点で違います。

• 選んだ理由が分かる。 どの条件に当てはまるから載っているのか

• 今の状況が分かる。 最後にいつ、誰が、何をしたか

• 次が決まっている。 進めるのか、待つのか、外すのか

この3つが揃うと、リストを開いた人が今日やることを決められます。1つでも欠けると、眺めるだけの一覧になります。

「選んだ理由」が抜けたリストは、成果が出なかったときに条件を疑えません。件数だけが残り、次に何を変えればよいかが分からなくなります。条件を1行で書き残しておくと、次の判断が速くなります。

「今の状況」には、相手の反応まで含めます。送った・話したという事実だけでは足りません。反応が無かったことも情報で、記録がなければ同じ相手に同じ内容を再送する事故が起きます。

とくに「次が決まっている」が抜けやすい部分です。過去の記録だけを残す設計にすると、更新は止まります。誰かが行動を起こすきっかけが無いためです。

「次」は3択で持ちます。進める、時期を置く、対象から外す。3つ目を用意していないリストは、反応のない相手を抱えたまま件数だけが増えていきます。

外した相手も、理由をつけて残しておいてください。予算が理由なら期が変わったとき、担当者が理由なら異動があったときに、戻せる状態になります。削除すると、同じ相手に別の担当者が新規として連絡する事故が起きます。

顧客名簿とは何ですか？

顧客名簿は、顧客の基本情報をまとめた台帳です。会社名、住所、連絡先、担当者といった、変わりにくい情報が中心になります。

使い分けは次のとおりです。

この2つを1つの表で兼ねようとすると崩れます。 名簿は変わらないことが価値で、リストは変わり続けることが価値だからです。求めるものが逆になります。

実務では、名簿を土台として持ち、その上に活動の記録を重ねる形にします。会社を1件として持ち、接触の記録は別に持って、顧客IDでつなぎます。

分けておく利点は、更新の責任も分けられることです。名簿の内容が変わるのは移転や社名変更のときで、頻度は低く、担当も限られます。活動の記録は毎日増え、更新するのは担当者本人です。

分けずに1枚で持つと、この2つの更新が同じ表で起きます。名簿を直したい人と活動を記録したい人が同時に触ることになり、どちらの操作も遅くなります。

顧客リストに持つ項目

最初から多くの項目を作ると、空欄が並びます。まず7つで始めてください。

顧客IDを最初に置くのが要点です。会社名を鍵にすると、社名変更や表記のゆれのたびに別の顧客として扱われます。連番でかまいません。あとから別のツールへ移すときも、この列があれば対応関係を保てます。

ステータスは選択肢を固定してください。 手入力にすると、同じ状態を指す言葉が複数の表記で入ります。「検討中」「検討」「打診中」が別の値として集計され、件数が合わなくなります。

次回アクション日を空欄のまま許すと、リストは数か月で機能を失います。日付が入っていない行は誰の目にも留まらず、そのまま放置されるためです。次に何もしないと決めたなら、対象から外すステータスに変えて、リストの中で「保留」という状態を残さないことです。

後から足す項目

運用が回り始めてから、必要になったものだけを足します。候補は次のとおりです。

• 業種・規模・地域。 条件で絞り込むときに使う

• 流入経路。 問い合わせ、紹介、展示会など。どこからの顧客が続くかを見る

• 最終接触日。 放置されている顧客を見つける

• 失注理由。 再接触の起点になる

足す基準は「その項目で絞り込むか、集計するか」です。 どちらもしないなら、備考に書いておけば足ります。逆に、備考に書かれた内容を集計したくなったら、そこで項目に昇格させます。

備考は放置すると判断材料の置き場になります。同じ内容が何件も書かれ始めたら、それは項目になるべき情報です。月に一度、備考を見て昇格させるものがないかを確認すると、表の外に情報が溜まりません。

流入経路は、早めに足しておくと後で効きます。どこから来た顧客が続いているかが分かると、営業活動とマーケティングのどちらに投資するかを数字で判断できます。後から遡って埋めることはできないため、この項目だけは最初から持っておくほうが安全です。

顧客の分類のしかた

「顧客の4パターン」という言い方を見かけますが、固定の4分類が確立しているわけではありません。 分類の軸は複数あり、何のために分けるかで変わります。

代表的な軸は3つです。

1. 取引の状況で分ける

新規、既存、休眠、失注のように、取引の有無と時期で分けます。最も基本的な軸で、打ち手が明確に変わります。

新規には接点をつくる活動、既存には継続と追加、休眠には再接触のきっかけ、失注には条件が変わったかの確認。同じリストの中で、やることが4通りに分かれます。

この軸で分けるときに決めておくのは、休眠の定義です。最後の接触から何か月で休眠に移すかを数字で決めておかないと、担当者ごとに判断が分かれます。半年でも1年でもかまいませんが、決めた数字を書き残してください。

自動で移す仕組みがあると、判断の手間が消えます。最終接触日から一定期間が過ぎた行を休眠に変え、再接触の対象として別の一覧に出す形です。

2. 購買の頻度と金額で分ける

取引の回数と金額の大きさで分けます。上位の顧客に時間を厚く配分する判断に使います。

注意点は、金額だけで見ないことです。金額が小さくても継続している顧客と、一度だけ大きい顧客では、扱いが違います。頻度と金額は別の列で持ってください。

期間も揃えます。「累計の金額」と「直近1年の金額」では、上位に来る顧客が変わります。どちらを見るかで判断が変わるため、期間を明記した列名にしておくと誤解が減ります。

BtoBでは、金額が大きい顧客ほど関係者が多く、対応の手間もかかります。時間の配分を決めるために分けるなら、金額だけでなく、かかっている工数も見てください。

3. 関係の段階で分ける

認知、検討、商談、契約、活用のように、相手との関係がどこまで進んでいるかで分けます。マーケティングと営業をまたぐときに使う軸です。

この軸を使うときは、段階の定義を先に文章で書いてください。 「検討中」が人によって違う意味になると、集計しても比較できません。

定義は行動で書きます。「関心が高い」は解釈が分かれますが、「見積もりを提示した」「決裁者と話した」は判定が一致します。誰が見ても同じ答えになる条件を選んでください。

段階を戻すときのルールも決めます。商談が止まったときに前の段階へ戻すのか、そのまま置いて期日だけ延ばすのか。決めていないと、進捗の集計が実態より良く見えます。

3つの軸は同時に使える

排他ではありません。取引の状況で大きく分け、その中を購買の頻度と金額で並べる、という重ね方ができます。分類を1つに絞る必要はありません。

ただし、列は分けて持ってください。1つの列に「既存・上位」のように2つの情報を入れると、どちらの軸でも絞り込めなくなります。

分類を決めるときの順番

軸を先に選ばず、何を判断したいかから決めます。 誰に時間を使うかを決めたいなら頻度と金額、どんな連絡をするかを決めたいなら取引の状況です。

分類は少ないほうが機能します。4つを超えると、境界の判断で迷う件数が増え、結局は使われなくなります。迷う件数が増えると、分類そのものが人によってばらつき、集計が信用できなくなります。

もう1つ決めておくのは、分類した結果をどこで見るかです。分類を作っても、それで絞り込んだ一覧を誰も開かないなら、入力の手間だけが増えます。 分ける前に、分けた結果を使う場面を1つ挙げてください。挙げられないなら、その分類は要りません。

エクセルで担当者リストを作るには？

表計算ソフトで作る場合の要点は3つです。1行1件にすること、セルを結合しないこと、1セルに2つの情報を入れないことです。

担当者が複数いる会社は、顧客のシートと担当者のシートを分け、顧客IDでつなぎます。1行に「担当者1」「担当者2」と横に増やすと、3人目が現れたときに列を足すことになります。

担当者シートに持つのは、氏名、部署、役職、連絡先、そして顧客IDです。役職を別の列にしておくと、決裁者と実務担当を分けて見られます。 「山田様（部長）」のように1セルにまとめると、この絞り込みができません。

異動が起きたときの扱いも決めておきます。上書きすると過去のやり取りの相手が分からなくなるため、行を残して状態を変える形が扱いやすいです。誰と話していたかが残ると、後任への引き継ぎで使えます。

列の設計、入力規則、重複の防ぎ方といった手順は顧客管理をExcelでやる方法と、乗り換えを判断する条件にまとめています。表計算ソフトで運用を続ける判断をした場合は、そちらを参照してください。

リストが使われなくなる理由

作った直後は使われても、数か月で開かれなくなることがあります。原因は3つに絞られます。

更新されない。 誰がいつ更新するかが決まっていないと、最初の1か月で止まります。更新を促す仕組みが要ります。次回アクション日を必須にして、期日が来たら知らせる形が最も簡単です。

止まり方には順序があります。まず活動の記録が抜け、次に次回アクション日が空欄になり、最後にステータスが実態と合わなくなります。最初の兆候は活動の記録です。 ここが薄くなった時点で手を打ちます。

分類が使われない。 分類を作ったものの、その分類でリストを開くことがない状態です。分類は、それを使った画面や一覧があって初めて機能します。分ける前に、分けた結果をどこで見るかを決めてください。

重複が混ざる。 同じ会社が別の行として入り、片方だけが更新されます。どちらが正しいかを人が判断する状態になると、リスト全体が信用されなくなります。

重複は入口から入ります。問い合わせフォーム、展示会の名刺、紹介、条件抽出。経路ごとに表記が違うため、同じ会社が別の書き方で登録されます。入口で表記を揃えるルールを決めるほうが、後から名寄せするより安く済みます。

信用されなくなったリストは、担当者が個人のメモで動き始めます。この段階に入ると、リストを直しても戻りません。 個人のメモに移った情報を戻す作業が別途必要になります。

使われているかを測る

止まる前に気づくために、月に一度だけ数えてください。指標は3つで足ります。

• 今月更新された行の割合

• 次回アクション日が空欄の行の数

• 同じ会社名が2行以上ある件数

3つとも、表計算ソフトでもフィルターと関数で出せます。数字が悪化し始めた時点で手を打つほうが、止まってから立て直すより安く済みます。

悪化の原因は、たいてい項目の多さか、更新の目的が伝わっていないかのどちらかです。入力したデータが自分の仕事に返ってくる形になっていれば、更新は続きます。

リストを判断に使える状態にする

顧客リストが機能するかどうかは、項目の数ではなく、次の3つが揃っているかで決まります。選んだ理由、今の状況、次の判断です。

表計算ソフトでも、この3つは持てます。持てなくなるのは、複数人で同時に更新する、期日を人が覚えきれない、権限を分ける必要がある、といった条件が出てきたときです。

順番も決まっています。まず項目と分類を決め、次に運用のルールを決め、最後にツールを選びます。ツールから入ると、その製品の初期設定が自社の分類になります。 自分たちが何で判断したいかを先に決めてから、それが実現できる製品を探してください。

判定の条件は顧客管理をExcelでやる方法と、乗り換えを判断する条件の6条件を使ってください。ツールを選ぶ段階に入ったら、顧客管理システムとはで選定軸を確認できます。

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よくある質問

顧客リストと営業リストは違いますか？

指す範囲が少し違います。営業リストは接触する対象を中心に持ち、顧客リストは取引のある顧客も含みます。実務では同じ表で扱うことが多く、ステータスで区別します。

分ける必要が出るのは、扱う人が違うときです。新規開拓の担当と既存顧客の担当が分かれているなら、見る一覧を分けたほうが混乱しません。データは1つに持ち、絞り込みで分けます。

顧客リストは何件まで表計算ソフトで管理できますか？

件数では決まりません。触る人数と、期日の管理が必要かどうかで変わります。1人で使い、期日を自分で管理できているうちは、数千件でも問題は起きません。

分類は最初にいくつ作るべきですか？

3つか4つで始めてください。それ以上作ると、どちらに入れるか迷う件数が増えます。運用しながら、実際に使っている分類だけを残します。

使われていない分類は消してください。残しておくと、入力する人が判断に迷う要因になります。

失注した顧客はリストから削除しますか？

削除せず、ステータスを変えて残します。失注の理由と時期が残っていれば、条件が変わったときに戻せます。削除すると、同じ相手に別の担当者が新規として連絡する事故が起きます。

顧客リストの重複はどう見つけますか？

会社名の完全一致だけでは見つかりません。法人格の表記、全角と半角、旧社名が混ざるためです。表記のルールを先に決め、入り口で揃えるほうが、後から直すより安く済みます。

顧客リストの項目は途中で増やしてもよいですか？

増やせます。ただし、既存の行が空欄のまま残ります。増やすときは、過去分をどう埋めるかを同時に決めてください。埋めないと決めるのも判断の1つです。

増やす基準は「その項目で絞り込むか、集計するか」です。どちらもしないなら備考で足ります。

名簿とリストを1つの表で持ってはいけませんか？

件数が少なく、触るのが1人なら問題ありません。人数が増える、または請求などの業務が名簿を参照し始めた時点で、分けたほうが安全になります。更新の頻度と目的が違うためです。

参照元

記事情報

• 著者: 株式会社Mer

• レビュー: Pipedrive運営チーム（株式会社Mer）

• 更新日: 2026年8月13日